Human Resources and Administration Officer (m/w/d)

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IMPACT e.V. gründete sich im Jahr 2013 in Berlin mit dem Ziel Aktivisten und Organisationen, die im syrischen Kontext arbeiten zu vernetzen und Zusammenarbeit und Wissensaustausch zu fördern. Impact hat durch langjährige Erfahrungen mit zivilgesellschaftlichem Aktivismus vor und während des Beginns des Syrien-Konflikts ein tiefes Verständnis und Expertise in diesem Kontext gesammelt. Impact fördert ein Netzwerk aus zivilgesellschaftlichen Akteuren, sowohl in Syrien, als auch in der Euro-Mediterranen Region um Demokratie, Diversität und Entwicklung zu fördern.

Die Aufgaben

Human Resources:

  • Organisation von Rekrutierungs- und Vermittlungsprozessen für die erforderlichen Mitarbeiter.
  • Follow-up zu den Onboarding- und Kündigungsformalitäten.
  • Die Lohnabrechnung durchführen und Fragen zur Abrechnung beantworten.
  • Beaufsichtigen die Freiwillige und Auszubildende im Hauptsitz, einschließlich der Delegierung von Aufgaben und Verantwortlichkeiten.
  • Durchführung und Gewährleistung eine angemessene Dateneingabe in HR- Systeme.
  • Verwaltung und Aktualisierung von Mitarbeiterlebenszyklus-Datensätzen (Bereitstellung von Informationen zu Beschäftigung, Entlohnung, Leistungen oder Renten, Urlaub, Krankheitstage, Feiertagen, Nachverfolgung des Mitarbeiterkalenders)
  • Pflege und Aktualisierung der Mitarbeiter- und Vertragsdatenbank
  • Kontakt mit den Mitarbeitern per Telefon und E-Mail.

Administration:

  • Verwaltung von dem Kalender für Berlin office und dem Zeitplan der Führungskräfte, einschließlich der Planung von Reisen und Konferenzen, der Festlegung von Terminen und der Änderung von Terminen.
  • Verwaltung das elektronische Papier Archive und Überwachung die Dateneingabe sowie das Scannen und Freigeben von Dokumenten.
  • Beantwortung und Weiterleitung von Korrespondenz an die entsprechenden Führungskräfte und Parteien, wobei Nachrichten entgegengenommen werden.
  • Befolgung der Verwaltungsrichtlinien in den Projekten; gegebenenfalls entsprechende Änderungen mit dem Administrationsmanager empfehlen.
  • Verwaltung und Verfolgung alle täglichen Bargeldverkehr zwischen Kassenbüchern / Tresorbüchern / Bankbüchern im Berliner Hauptsitz.
  • Kontrolierung vom Bargeldstand in der Kasse und rechtzeitige Anforderung des Geldtransfers von der entsprechenden Meldelinie.
  • Regelmäßig Abstimmungen der Kasse und des Kassenbuchs.

Ihr Profil

  • Bachelor (Master-Abschluss ist bevorzugt).
  • Fließende Deutsch- und Englisch kenntnisse (Arabisch ist bevorzugt).
  • Erfahrung mit NGO arbeit, (Internationale NGOs ist bevorzugt).
  • Erfahrung mit MS Office, HRM Systeme.
  • Erfahrung mit Büromanagement und Verwaltungstätigkeiten.
  • Hohe Motivation und Lernbereitschaft.
  • Sorgfältiges Arbeiten.
  • Bereitschaft zu flexiblen Arbeitszeiten (einschließlich Wochenenden).

Unser Angebot

  • Familiäre Arbeitsatmosphäre in einem kleinen, internationalen und dynamischen Team
  • Arbeitsplatz in Berlin-Schöneberg
  • Abwechslungsreiche Aufgaben
  • Vertragsdauer: 12 Monate voraussichtlich ab 01.08.2019 (Verlängerung abhängig von bewertung )
  • Stellenanteil: vollzeit angestellt.

Wir freuen uns auf Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen inkl. aller relevanten Zeugnisse, frühestmöglichem Einstellungstermin und Ihren Gehaltsvorstellungen ausschließlich per Formular:

Um sich zu bewerben, füllen Sie bitte das folgende Formular aus: Verstärkung unseres Teams

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